Digitale documenten en registraties
Digitale data en registraties
Centraal documentbeheer met automatische geldigheidsbewaking en verplichte leesbevestiging. Toegang vanaf elk apparaat en moeiteloos compliant blijven.
Houd de geldigheid van documenten bij
Bij het uploaden van je documenten geef je Aviatize door wanneer elk document verloopt. Aviatize stuurt je vervolgens herinneringen om in actie te komen en het document tijdig te vernieuwen. Je kunt meerdere versies van een document toevoegen: bij een vernieuwing hoef je het oude document niet te verwijderen, je uploadt gewoon een nieuwe versie. Elk document is uiteraard in Aviatize in te zien, dus je hebt altijd toegang tot je volledige documentatie zonder die mee te hoeven zeulen.
Documenten met leesplicht
Af en toe heb je een belangrijk bericht of document dat naar iedereen in je organisatie moet en waarvan je zeker wilt weten dat iedereen het gelezen heeft, zoals een safety notice.
Door een document als verplichte lectuur te markeren bereik je precies dat. Zodra je het uploadt, krijgt iedereen de melding om het te lezen. Daarna ziet de manager wie het gelezen heeft en wanneer.
Toegangsbeheer in de documentbibliotheek
Stel per rol in je organisatie andere toegangsregels in. Bijvoorbeeld: iedereen mag de verzekeringsdocumenten van de vliegtuigen inzien, maar alleen het management mag ze wijzigen.
Vierogenprincipe bij documentgoedkeuring
Voor de registraties die er het meest toe doen is één handtekening niet genoeg. Zet Goedkeuring door een andere gebruiker vereisen aan en wie een registratie aanmaakt, wijzigt of verwijdert kan zijn eigen wijziging nooit goedkeuren — elke wijziging wordt door een tweede persoon afgetekend, het vierogenprincipe dat je kwaliteitssysteem en je auditors verwachten. Eén regel dekt aanmaken, wijzigen en verwijderen, zodat functiescheiding consistent wordt afgedwongen zonder drie afzonderlijke policies in te richten.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over de module Digitale documenten en registraties.
Hoe bewaakt Aviatize het verlopen van documenten?
Bij het uploaden van een document — medisch certificaat, verzekering, instructeursbevoegdheid — leg je de vervaldatum vast. Aviatize stuurt vervolgens volledig instelbare vervalmeldingen: je kiest per documenttype de waarschuwingstermijnen en het urgentieniveau (info, waarschuwing, kritiek), en de eigenaar van het document plus de rollen die je selecteert krijgen e-mailmeldingen naarmate de vervaldatum nadert. Operaties kunnen worden geblokkeerd zodra documenten verlopen zijn.
Kunnen leerlingen hun eigen documenten uploaden?
Ja. Leerlingen uploaden documenten rechtstreeks via de mobiele app: medische certificaten, kopieën van identiteitsbewijzen, opleidingsdossiers. Medewerkers beoordelen de uploads aan de balie en keuren ze goed of af. Geen achter leerlingen aan hoeven bellen om papierwerk.
Ondersteunt Aviatize documenten met leesplicht?
Ja. Upload een safety notice of een beleidswijziging en markeer die als verplichte lectuur. Elke gebruiker krijgt de melding om het document te lezen en te bevestigen. Managers zien wie het gelezen heeft en wanneer.
Kan Aviatize goedkeuring door een tweede persoon afdwingen op documenten?
Ja. Zet 'Goedkeuring door een andere gebruiker vereisen' aan in een goedkeuringsconfiguratie en wie een registratie aanmaakt, wijzigt of verwijdert kan zijn eigen wijziging nooit goedkeuren — die moet door iemand anders worden afgetekend. Dit vierogenprincipe dwingt functiescheiding af bij het aanmaken, wijzigen en verwijderen van registraties, precies waar een audit van je kwaliteitssysteem naar kijkt.
Zie Digitale documenten en registraties in actie
Boek een demo en zie elke module in actie. Zonder verplichtingen.