Documents et registres numériques
Données et registres numériques
Gestion documentaire centralisée avec suivi automatique des validités et lecture obligatoire. Accédez depuis n'importe quel appareil et restez conforme sans effort.
Suivez la validité de vos documents
Lorsque vous déposez vos documents dans Aviatize, vous indiquez leur date d'expiration. Aviatize peut alors vous envoyer des rappels pour agir et renouveler le document le moment venu. Vous pouvez ajouter plusieurs versions d'un même document : lors d'un renouvellement, inutile de supprimer l'ancien, il suffit d'en déposer une nouvelle version. Vous pouvez bien sûr consulter n'importe quel document dans Aviatize, et donc accéder à tous vos documents à tout moment sans les transporter.
Documents à lecture obligatoire
Il arrive que vous ayez un message ou un document important à diffuser à toute votre organisation, avec la certitude que chacun l'a bien lu — un avis de sécurité, par exemple.
En marquant le document comme lecture obligatoire, vous obtenez exactement cela. Dès le dépôt, chacun reçoit une invitation à le lire. Ensuite, le responsable peut voir qui l'a lu et quand.
Contrôle d'accès dans la bibliothèque de documents
Créez des règles d'accès différentes selon les rôles de votre organisation. Par exemple, si vous voulez que tout le monde puisse consulter les attestations d'assurance des appareils, mais que seule l'équipe de direction puisse les modifier.
Validation documentaire à quatre yeux
Pour les enregistrements les plus sensibles, une seule signature ne suffit pas. Activez Exiger la validation d'un autre utilisateur et la personne qui crée, modifie ou supprime un enregistrement ne peut jamais valider sa propre modification : chaque changement est contresigné par une deuxième personne, le principe des quatre yeux qu'attendent votre SMQ et vos auditeurs. Une seule règle couvre la création, la modification et la suppression, de sorte que la séparation des tâches s'applique uniformément sans configurer trois politiques distinctes.
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur le module Documents et registres numériques.
Comment Aviatize gère-t-il le suivi des expirations de documents ?
Lorsque vous déposez un document — certificat médical, assurance, qualification d'instructeur — vous renseignez sa date d'expiration. Aviatize envoie alors des alertes entièrement configurables : vous choisissez les seuils d'avertissement par type de document et le niveau d'urgence (information, avertissement, critique), et le propriétaire du document ainsi que les rôles que vous sélectionnez reçoivent des alertes par e-mail à l'approche de l'échéance. Les opérations peuvent être bloquées lorsque des documents ont expiré.
Les élèves peuvent-ils déposer leurs propres documents ?
Oui. Les élèves déposent leurs documents directement depuis l'application mobile : certificats médicaux, copies de pièce d'identité, dossiers de formation. Le personnel examine puis accepte ou refuse les dépôts depuis l'accueil. Fini de courir après les élèves pour la paperasse.
Aviatize prend-il en charge les documents à lecture obligatoire ?
Oui. Déposez un avis de sécurité ou une mise à jour de politique et marquez-le comme lecture obligatoire. Chaque utilisateur reçoit une invitation à lire et à accuser réception du document. Les responsables voient qui l'a lu et quand.
Aviatize peut-il imposer la validation d'une seconde personne sur les documents ?
Oui. Activez « Exiger la validation d'un autre utilisateur » dans une configuration de validation et la personne qui crée, modifie ou supprime un enregistrement ne peut jamais valider sa propre modification : elle doit être contresignée par quelqu'un d'autre. Ce principe des quatre yeux applique la séparation des tâches à la création, la modification et la suppression, ce qu'un audit de SMQ recherche précisément.
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