Digitale Dokumente und Aufzeichnungen
Digitale Daten und Aufzeichnungen
Zentrale Dokumentenverwaltung mit automatischer Gültigkeitsüberwachung und Lesepflicht. Von jedem Gerät zugänglich und mühelos konform.
Gültigkeit von Dokumenten im Blick behalten
Beim Hochladen Ihrer Dokumente hinterlegen Sie in Aviatize, wann das jeweilige Dokument abläuft. Aviatize kann Sie dann rechtzeitig erinnern, tätig zu werden und das Dokument zu erneuern. Sie können mehrere Versionen eines Dokuments hinterlegen: Bei einer Erneuerung müssen Sie das alte Dokument nicht löschen, sondern laden einfach eine neue Version hoch. Jedes Dokument lässt sich selbstverständlich in Aviatize einsehen, sodass Sie jederzeit auf Ihre gesamte Dokumentation zugreifen, ohne sie mitführen zu müssen.
Dokumente mit Lesepflicht
Gelegentlich haben Sie eine wichtige Mitteilung oder ein Dokument, das an alle in Ihrer Organisation gehen muss und von dem Sie wissen wollen, dass es auch wirklich alle gelesen haben — etwa eine Safety Notice.
Genau das erreichen Sie, indem Sie ein Dokument als Pflichtlektüre kennzeichnen. Sobald Sie es hochladen, erhalten alle die Aufforderung, es zu lesen. Anschließend sieht die Führungskraft, wer es wann gelesen hat.
Zugriffssteuerung in der Dokumentenbibliothek
Legen Sie für die verschiedenen Rollen in Ihrer Organisation unterschiedliche Zugriffsregeln fest. Zum Beispiel: Alle dürfen die Versicherungsunterlagen der Luftfahrzeuge einsehen, ändern darf sie aber nur das Management.
Vier-Augen-Freigabe für Dokumente
Bei den Aufzeichnungen, auf die es wirklich ankommt, reicht eine Unterschrift nicht aus. Aktivieren Sie Freigabe durch einen anderen Benutzer verlangen, und wer einen Datensatz anlegt, bearbeitet oder löscht, kann seine eigene Änderung nie selbst freigeben — jede Änderung wird von einer zweiten Person abgezeichnet, das Vier-Augen-Prinzip, das Ihr QM-System und Ihre Auditoren erwarten. Eine einzige Regel deckt Anlegen, Bearbeiten und Löschen ab, sodass die Funktionstrennung durchgängig greift, ohne drei getrennte Richtlinien einzurichten.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Modul Digitale Dokumente und Aufzeichnungen.
Wie überwacht Aviatize den Ablauf von Dokumenten?
Beim Hochladen eines Dokuments — Flugtauglichkeitszeugnis, Versicherung, Lehrberechtigung — hinterlegen Sie das Ablaufdatum. Aviatize versendet daraufhin vollständig konfigurierbare Ablaufwarnungen: Sie wählen je Dokumentart die Vorwarnzeiten und die Dringlichkeitsstufe (Information, Warnung, kritisch), und der Dokumenteninhaber sowie die von Ihnen ausgewählten Rollen erhalten E-Mail-Warnungen, je näher der Ablauf rückt. Der Betrieb kann gesperrt werden, sobald Dokumente abgelaufen sind.
Können Flugschüler ihre Dokumente selbst hochladen?
Ja. Flugschüler laden Dokumente direkt über die mobile App hoch: Flugtauglichkeitszeugnisse, Ausweiskopien, Ausbildungsnachweise. Die Mitarbeitenden prüfen die Uploads am Empfang und geben sie frei oder weisen sie zurück. Niemand muss mehr Unterlagen hinterhertelefonieren.
Unterstützt Aviatize Dokumente mit Lesepflicht?
Ja. Laden Sie eine Safety Notice oder eine aktualisierte Richtlinie hoch und kennzeichnen Sie sie als Pflichtlektüre. Jeder Benutzer wird aufgefordert, das Dokument zu lesen und zu bestätigen. Führungskräfte sehen, wer es wann gelesen hat.
Kann Aviatize eine Freigabe durch eine zweite Person erzwingen?
Ja. Aktivieren Sie in einer Freigabekonfiguration „Freigabe durch einen anderen Benutzer verlangen“, und wer einen Datensatz anlegt, bearbeitet oder löscht, kann seine eigene Änderung nie selbst freigeben — sie muss von jemand anderem abgezeichnet werden. Dieses Vier-Augen-Prinzip setzt die Funktionstrennung beim Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Datensätzen durch, und genau darauf schaut ein QM-Audit.
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