Documentos y registros digitales
Datos y registros digitales
Gestión documental centralizada con seguimiento automático de la validez y lectura obligatoria. Accede desde cualquier dispositivo y mantén el cumplimiento sin esfuerzo.
Controla la validez de los documentos
Cuando subes tus documentos a Aviatize, le indicas cuándo caduca cada uno. Aviatize puede entonces enviarte recordatorios para actuar y renovar el documento cuando haga falta. Puedes añadir varias versiones de un mismo documento: al renovarlo no tienes que borrar el anterior, basta con subir una versión nueva. Por supuesto, puedes consultar cualquier documento en Aviatize, así que tienes acceso a toda tu documentación en cualquier momento sin llevarla encima.
Documentos de lectura obligatoria
De vez en cuando tendrás un mensaje o un documento importante que enviar a toda la organización y necesitarás que todo el mundo lo haya leído, como una nota de seguridad.
Marcando el documento como lectura obligatoria consigues exactamente eso. En cuanto lo subes, todos reciben un aviso para leerlo. Después, el responsable podrá ver quién lo ha leído y cuándo.
Control de acceso en la biblioteca de documentos
Crea reglas de acceso distintas para cada rol de tu organización. Por ejemplo, si quieres que todo el mundo pueda ver los seguros de las aeronaves, pero solo el equipo directivo pueda modificarlos.
Aprobación documental a cuatro ojos
Para los registros que más importan, una sola firma no basta. Activa Exigir aprobación de un usuario distinto y quien cree, edite o elimine un registro nunca podrá aprobar su propio cambio: cada cambio lo valida una segunda persona, el principio de cuatro ojos que esperan tu SGC y tus auditores. Una única regla cubre la creación, la edición y la eliminación, de modo que la segregación de funciones se aplica de forma coherente sin configurar tres políticas distintas.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre el módulo Documentos y registros digitales.
¿Cómo controla Aviatize la caducidad de los documentos?
Cuando subes un documento —certificado médico, seguro, habilitación de instructor— defines su fecha de caducidad. Aviatize envía entonces alertas de vencimiento totalmente configurables: eliges los umbrales de aviso por tipo de documento y el nivel de urgencia (información, advertencia, crítico), y el propietario del documento y los roles que selecciones reciben avisos por correo a medida que se acerca la caducidad. Se pueden bloquear operaciones cuando hay documentos caducados.
¿Pueden los alumnos subir sus propios documentos?
Sí. Los alumnos suben documentos directamente desde la app móvil: certificados médicos, copias del DNI, expedientes de formación. El personal revisa y aprueba o rechaza las subidas desde recepción. Se acabó perseguir a los alumnos por el papeleo.
¿Aviatize admite documentos de lectura obligatoria?
Sí. Sube una nota de seguridad o una actualización de política y márcala como lectura obligatoria. Cada usuario recibe un aviso para leer y confirmar el documento. Los responsables pueden ver quién lo ha leído y cuándo.
¿Puede Aviatize exigir la aprobación de una segunda persona en los documentos?
Sí. Activa «Exigir aprobación de un usuario distinto» en una configuración de aprobación y quien cree, edite o elimine un registro nunca podrá aprobar su propio cambio: tiene que validarlo otra persona. Este principio de cuatro ojos aplica la segregación de funciones a la creación, la edición y la eliminación de registros, que es justo lo que busca una auditoría de SGC.
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