Documenti e registrazioni digitali
Dati e registrazioni digitali
Gestione documentale centralizzata con controllo automatico delle validità e lettura obbligatoria. Accedi da qualsiasi dispositivo e resta conforme senza sforzo.
Tieni sotto controllo la validità dei documenti
Quando carichi i tuoi documenti su Aviatize, indichi quando ciascuno scade. Aviatize può così inviarti promemoria per attivarti e rinnovare il documento quando serve. Puoi aggiungere più versioni dello stesso documento: al rinnovo non devi eliminare quello precedente, basta caricare una nuova versione. Naturalmente puoi consultare qualsiasi documento in Aviatize, quindi hai accesso a tutta la documentazione in qualsiasi momento senza doverla portare con te.
Documenti a lettura obbligatoria
Ogni tanto hai un messaggio o un documento importante da inviare a tutta l'organizzazione e devi avere la certezza che tutti l'abbiano letto, come una safety notice.
Contrassegnando il documento come lettura obbligatoria ottieni esattamente questo. Appena lo carichi, tutti ricevono la richiesta di leggerlo. Dopodiché il responsabile può vedere chi l'ha letto e quando.
Controllo degli accessi nella biblioteca documenti
Crea regole di accesso diverse per i vari ruoli della tua organizzazione. Per esempio, se vuoi che tutti possano vedere le polizze assicurative degli aeromobili, ma che solo il team di direzione possa modificarle.
Approvazione documenti a quattro occhi
Per le registrazioni che contano di più, una firma sola non basta. Attiva Richiedi l'approvazione di un utente diverso e chi crea, modifica o elimina una registrazione non potrà mai approvare la propria modifica: ogni modifica viene controfirmata da una seconda persona, il principio dei quattro occhi che il tuo SGQ e i tuoi auditor si aspettano. Un'unica regola copre creazione, modifica ed eliminazione, così la separazione dei compiti è applicata in modo coerente senza configurare tre criteri distinti.
Domande frequenti
Domande frequenti sul modulo Documenti e registrazioni digitali.
Come gestisce Aviatize la scadenza dei documenti?
Quando carichi un documento — certificato medico, assicurazione, abilitazione a istruttore — ne imposti la data di scadenza. Aviatize invia poi avvisi di scadenza completamente configurabili: scegli le soglie di preavviso per tipo di documento e il livello di urgenza (informazione, avviso, critico), e il titolare del documento più i ruoli che selezioni ricevono avvisi via email man mano che la scadenza si avvicina. Le operazioni possono essere bloccate quando ci sono documenti scaduti.
Gli allievi possono caricare i propri documenti?
Sì. Gli allievi caricano i documenti direttamente dall'app mobile: certificati medici, copie del documento d'identità, registri di addestramento. Il personale esamina i caricamenti e li approva o li rifiuta dalla reception. Non serve più rincorrere gli allievi per le pratiche.
Aviatize supporta i documenti a lettura obbligatoria?
Sì. Carica una safety notice o l'aggiornamento di una procedura e contrassegnalo come lettura obbligatoria. Ogni utente riceve la richiesta di leggere e confermare il documento. I responsabili possono vedere chi l'ha letto e quando.
Aviatize può imporre l'approvazione di una seconda persona sui documenti?
Sì. Attiva «Richiedi l'approvazione di un utente diverso» in una configurazione di approvazione e chi crea, modifica o elimina una registrazione non potrà mai approvare la propria modifica: deve controfirmarla qualcun altro. Questo principio dei quattro occhi applica la separazione dei compiti alla creazione, modifica ed eliminazione delle registrazioni, che è esattamente ciò che un audit del SGQ va a cercare.
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