Dokumenty i zapisy cyfrowe
Dane i zapisy cyfrowe
Scentralizowane zarządzanie dokumentami z automatycznym śledzeniem ważności i obowiązkowym zapoznaniem. Dostęp z dowolnego urządzenia i zgodność bez wysiłku.
Pilnuj ważności dokumentów
Wgrywając dokumenty do Aviatize, wskazujesz datę ważności każdego z nich. Aviatize może wtedy przypominać o działaniu i odnowieniu dokumentu, kiedy zajdzie taka potrzeba. Możesz dodawać kolejne wersje tego samego dokumentu — przy odnowieniu nie musisz kasować poprzedniego, wystarczy wgrać nową wersję. Każdy dokument obejrzysz oczywiście w Aviatize, więc masz dostęp do całej dokumentacji w dowolnej chwili, bez noszenia jej ze sobą.
Dokumenty do obowiązkowego zapoznania
Czasem masz ważną wiadomość albo dokument, który musi trafić do wszystkich w organizacji i co do którego potrzebujesz pewności, że każdy go przeczytał — na przykład komunikat bezpieczeństwa.
Oznaczenie dokumentu jako obowiązkowego do przeczytania daje dokładnie taki efekt. W chwili wgrania wszyscy dostają monit o zapoznanie się z nim. Później kierownik widzi, kto go przeczytał i kiedy.
Kontrola dostępu w bibliotece dokumentów
Twórz różne reguły dostępu dla poszczególnych ról w organizacji. Na przykład wtedy, gdy chcesz, by polisy ubezpieczeniowe statków powietrznych mógł oglądać każdy, ale zmieniać je mógł wyłącznie zarząd.
Zatwierdzanie dokumentów na zasadzie dwóch par oczu
Przy zapisach, które mają największe znaczenie, jeden podpis to za mało. Włącz opcję Wymagaj zatwierdzenia przez innego użytkownika, a osoba, która tworzy, edytuje lub usuwa zapis, nigdy nie zatwierdzi własnej zmiany — każdą zmianę podpisuje druga osoba, zgodnie z zasadą dwóch par oczu, której oczekują twój system zarządzania jakością i audytorzy. Jedna reguła obejmuje tworzenie, edycję i usuwanie, więc rozdział obowiązków jest egzekwowany spójnie, bez konfigurowania trzech osobnych polityk.
Często zadawane pytania
Częste pytania o moduł Dokumenty i zapisy cyfrowe.
Jak Aviatize pilnuje terminów ważności dokumentów?
Wgrywając dokument — orzeczenie lekarskie, polisę, uprawnienie instruktorskie — ustawiasz jego datę ważności. Aviatize wysyła następnie w pełni konfigurowalne powiadomienia o wygasaniu: dla każdego typu dokumentu wybierasz progi ostrzegawcze i poziom pilności (informacja, ostrzeżenie, krytyczny), a właściciel dokumentu oraz wskazane przez ciebie role dostają powiadomienia e-mail w miarę zbliżania się terminu. Operacje można zablokować, gdy dokumenty stracą ważność.
Czy uczniowie mogą sami wgrywać swoje dokumenty?
Tak. Uczniowie wgrywają dokumenty bezpośrednio w aplikacji mobilnej: orzeczenia lekarskie, kopie dokumentu tożsamości, zapisy szkoleniowe. Personel sprawdza je w recepcji i zatwierdza albo odrzuca. Koniec z upominaniem się u uczniów o papiery.
Czy Aviatize obsługuje dokumenty do obowiązkowego zapoznania?
Tak. Wgraj komunikat bezpieczeństwa albo zaktualizowaną procedurę i oznacz go jako obowiązkowy do przeczytania. Każdy użytkownik dostaje monit o przeczytanie i potwierdzenie dokumentu. Kierownicy widzą, kto go przeczytał i kiedy.
Czy Aviatize może wymusić zatwierdzenie dokumentu przez drugą osobę?
Tak. Włącz w konfiguracji zatwierdzania opcję „Wymagaj zatwierdzenia przez innego użytkownika”, a osoba, która tworzy, edytuje lub usuwa zapis, nigdy nie zatwierdzi własnej zmiany — musi ją podpisać ktoś inny. Ta zasada dwóch par oczu egzekwuje rozdział obowiązków przy tworzeniu, edycji i usuwaniu zapisów, a właśnie tego szuka audyt systemu zarządzania jakością.
Zobacz Dokumenty i zapisy cyfrowe w działaniu
Zamów demo i zobacz każdy moduł w działaniu. Bez zobowiązań.