Documentos e registos digitais
Dados e registos digitais
Gestão documental centralizada com controlo automático de validade e leitura obrigatória. Aceda a partir de qualquer dispositivo e mantenha-se conforme sem esforço.
Acompanha a validade dos documentos
Ao carregar os teus documentos na Aviatize, indicas quando cada um caduca. A Aviatize passa então a enviar-te lembretes para agires e renovares o documento quando for necessário. Podes acrescentar várias versões do mesmo documento: ao renová-lo não precisas de apagar o anterior, basta carregar uma versão nova. Podes, claro, consultar qualquer documento na Aviatize, pelo que tens acesso a toda a documentação a qualquer momento sem a andar a carregar contigo.
Documentos de leitura obrigatória
De vez em quando há uma mensagem ou um documento importante que tem de chegar a toda a organização e do qual precisas de garantir que todos leram, como um aviso de segurança.
Ao marcar o documento como leitura obrigatória consegues exatamente isso. Assim que o carregas, todos recebem um pedido para o ler. Depois, o responsável consegue ver quem o leu e quando.
Controlo de acessos na biblioteca de documentos
Cria regras de acesso diferentes para cada perfil da tua organização. Por exemplo, se quiseres que todos possam ver os seguros das aeronaves, mas apenas a equipa de gestão os possa alterar.
Aprovação de documentos com dupla validação
Nos registos que mais importam, uma assinatura não chega. Ativa Exigir aprovação de um utilizador diferente e quem cria, edita ou elimina um registo nunca poderá aprovar a sua própria alteração — cada alteração é validada por uma segunda pessoa, o princípio dos quatro olhos que o teu SGQ e os teus auditores esperam. Uma única regra cobre a criação, a edição e a eliminação, pelo que a segregação de funções é aplicada de forma coerente sem configurar três políticas separadas.
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes sobre o módulo Documentos e registos digitais.
Como é que a Aviatize acompanha a caducidade dos documentos?
Ao carregar um documento — certificado médico, seguro, qualificação de instrutor — defines a sua data de validade. A Aviatize envia depois alertas de caducidade totalmente configuráveis: escolhes os limiares de aviso por tipo de documento e o nível de urgência (informação, aviso, crítico), e o titular do documento mais os perfis que selecionares recebem alertas por email à medida que a validade se aproxima. As operações podem ser bloqueadas quando há documentos caducados.
Os alunos podem carregar os seus próprios documentos?
Sim. Os alunos carregam documentos diretamente pela aplicação móvel: certificados médicos, cópias de identificação, registos de formação. A equipa analisa e aprova ou rejeita os carregamentos a partir da receção. Deixa de ser preciso andar atrás dos alunos por causa de papelada.
A Aviatize suporta documentos de leitura obrigatória?
Sim. Carrega um aviso de segurança ou uma atualização de política e marca-o como leitura obrigatória. Cada utilizador recebe um pedido para ler e confirmar o documento. Os responsáveis conseguem ver quem o leu e quando.
A Aviatize consegue exigir a aprovação de uma segunda pessoa nos documentos?
Sim. Ativa «Exigir aprovação de um utilizador diferente» numa configuração de aprovação e quem cria, edita ou elimina um registo nunca poderá aprovar a sua própria alteração — tem de ser validada por outra pessoa. Este princípio dos quatro olhos aplica a segregação de funções à criação, edição e eliminação de registos, que é exatamente o que uma auditoria ao SGQ procura.
Veja Documentos e registos digitais em ação
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